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[拼音]:wenshu guanli

[英文]:paperwork management

按照一定程式处理文书的全部活动。通常包括按规定行文、收文管理、发文管理和文书储存等。文书管理是行政机关管理的组成部分,是提高行政效率和工作质量的一项重要内容。

“文书”通常指组织或个人在工作活动中使用的体式完整、内容系统并具有特定格式的文字材料。包括书面和口头记录、档案、讲话稿、会议记录、通讯、纪要、报表、图纸、图片、电讯、工作简报等。文书分公务文书和私人文书。公务文书统称公文,是国家机关在处理政务过程中用以颁布命令决定、传达贯彻政策指示、请示和答覆问题、指导和商谈工作、报告情况、交流经验、记载各种活动的文字材料。

文书管理的基本原则是准确、及时、安全。管理的内容包括:按照规定的文书种类行文。如中华人民共和国国务院1987年2月18日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定,公文种类主要有10类15种:

(1)命令(令)、指令;

(2)决定、决议;

(3)指示;

(4)布告、公告、通告;

(5)通知;

(6)通报;

(7)报告、请示;

(8)批覆;

(9)函;

(10)会议纪要。按照统一文书格式办文。公文格式一般包括:标题、发文字号、签发人、祕密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注。按照国家机关各自的隶属关系和职权范围,确定行文关系,并遵照一定规则行文。公文按照行文关系分为:下行公文,如命令、指示、批覆、通知、布告等;上行公文,如报告、请示等;平行公文,如公函、某些通知等。国家行政机关办文程式通常为:

(1)收文管理。包括收进、启封、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归卷等。

(2)发文管理。包括撰稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、注发、登记、装封、发出、存稿与存本归卷等。以上处理程式多由机关内各有关部门和人员分工负责完成,各个环节的排列顺序不宜任意颠倒和删减。拟办公文时,必须符合行政决策,不违反国家有关法律、法规,公文应观点明确,情况确实,条理清楚,层次分明,文字精练,用词规范,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。

(3)文书储存。公文办完后,根据文书立卷、归档的有关规定,及时分类整理,装订案卷,定期向档案部门移交。没有存档或存查价值的公文,经过一定审批手续,定期销燬。

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